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中山大学武装部合同管理实施细则

中山大学武装部合同管理实施细则

武装〔2015〕24号

 

第一章 总则

        第一条  为加强合同管理工作,维护部门合法权益,规避合同风险,确保履约质量,根据《中华人民共和国民法通则》和《中华人民共和国合同法》,结合《中山大学合同管理办法》(中大财务〔2005〕28号)和武装部实际,制定本实施细则。

        第二条  本实施细则适用于以武装部名义与其他单位(包括校内和校外)签订的教学合同、建筑工程合同、物资设备采购合同、租赁合同、运输合同等书面合同。

        第三条  因部门日常或业务工作发生的期限短(2年以内)、金额小(人民币10万元以下)且属于费用性支出的经济合同,由武装部进行管理。

        根据学校招投标管理的相关办法,需进行招投标之后再由武装部签订合同的项目,依照相关规定执行。

        根据学校合同管理的相关办法,与武装部相关但经学校根据业务归口授权其他单位进行管理的合同,依照相关规定执行。

        本条所称的费用性支出,是指一次性消耗,且该消耗不构成或不增加固定资产价值的支出。

        第四条  武装部合同管理包括合同的签订、合同的履行、合同的监督和合同文本存档备案等内容。

第二章 合同的签订

        第五条  对外签订合同,必须遵守《中华人民共和国合同法》、国家其他相关法律法规和学校的有关规定,维护学校和部门的合法权益。

        第六条  对外签订合同,除即时交割的简单小额交易外,应当采用书面形式。合同有示范文本(国家规定的标准合同文本或学校统一制订的示范文本)的,应当采用示范文本。

        如合同未有相关示范文本,但根据部门日常或业务工作开展的实际,需经常性签订时,武装部可制作符合相关标准和实际需要的合同范本。

        第七条  对外签订合同前,应充分论证合同项目的可行性,审查合同相对方的资质,审核合同要素的完备性,确保签订合同的真实性、合法性和合理性。

        第八条  审查合同相对方的情况时,应包括以下内容:

        (一)营业执照。重点审查拟定的合同相对方义务是否属于其营业执照核定的经营范围,营业执照载明的经营期限是否有效及其年检情况是否合格等;

        (二)合同相对方是否具有履行合同义务所必须的资质证明等;

        (三)合同相对方是否为独立法人,核实其法人代表身份或法人代表授权委托书的真实性;

        (四)如有需要和必要,要求合同相对方提供其主要的财务报表和从事相关业务的业绩证明材料;

        (五)如有需要和必要,要求合同相对方根据《中华人民共和国担保法》规定的担保方式提供履约担保。

        第九条  如未有示范文本,合同可由任何一方根据协商一致的内容负责起草。武装部应在签订前对合同草案或新调整的合同示范文本的要素完备性进行审查,应包括以下内容:

        (一)合同相对方的名称或姓名和住所;

        (二)合同标的;

        (三)数量;

        (四)质量;

        (五)价款或者报酬;

        (六)履行期限、地点和方式;

        (七)合同变更和解除;

        (八)违约责任;

        (九)解决争议的方法。

        第十条  合同的起草和初审应由部门指定专人负责,根据实际情况和具体要求开展,较为复杂或重大的合同,需经部门会议讨论、审查,并由部门负责人最终审核和确定。

        第十一条  属于武装部签订的学校授权管理范围内的合同,由部门负责人签字后,根据实际情况加盖部门公章(“中山大学人民武装部”或“中山大学军事教研室”)。如需使用学校合同专用章的,按学校有关规定执行。

        武装部公章是签订合同的指定用章,需设专人保管并规范使用,严禁用其他章代替合同用章,严禁超出授权范围或将其提供给其他单位或个人使用。

        第十二条  属于学校规定的需经招投标程序采购或上网竞价采购的项目,需按照相关标准或要求,在招投标或上网竞价结束后,由武装部根据中标的条件和要求,与中标方签订书面合同。

        不符合本实施细则第三条第一款规定条件的,即合同金额超过人民币10万元(含10万元)或合同执行超过2年(含2年)的合同,属于未经学校授权的合同管理项目,需聘请合同管理方面的专业人员或专家对合同进行论证和审查,并提交学校相关部门与合同相对方签订书面合同。

第三章 合同的履行与违约责任       

        第十三条  履行合同过程中,因超出原合同约定范围、情势变更或未尽事宜需要补充或变更约定的,应根据真实、合法和合理原则,经合同双方协商一致,签订补充合同。

        第十四条  对外合同一经签订,武装部应负责跟踪已签合同的履行情况,监督合同相对方履行合同义务,确保合同得到全面履行。因合同相对方出现违约情形,并可能给学校造成较大损失时,武装部应及时向学校相关部门作出书面报告,并采取必要措施,维护学校和部门的合法权益。

        第十五条  合同履行过程中,任何一方出现违约或争议情形时,应及时协商解决。协商不成,根据合同关于争议解决方式的约定,追究相关方的违约责任。

第四章 合同文本的备案与存档

        第十六条  合同文本在签订时、签订后或履行完毕后,根据学校规定需要报相关部门备案的,应在规定时间内报备,并做好登记。

        第十七条  合同文本由武装部指定专人负责存档管理,按照学校相应类别的档案管理实施细则进行分类、整理、立卷和归档。

        第十八条  合同档案根据以下执行期的不同设不同的保存期限,档案管理有特殊规定的除外。合同档案保管期满后,由武装部编制拟销毁合同档案目录并作出书面鉴定报告,经部门负责人批示后方可销毁,鉴定报告由武装部存查。

        (一)执行期在10年以上(含10年)的合同,合同档案保存期限为合同终止后10年;

        (二)执行期在10年以下5年以上(含5年)的合同,合同档案保存期限为合同终止后5年;

        (三)执行期在5年以下1年以上(含1年)的合同,合同档案保存期限为合同终止后3年;

        (四)执行期在1年以下的合同,合同档案保存期限为合同终止后2年。

        第十九条  合同档案整理立卷后,应根据不同标准确定合同档案保管的部门。

        (一)凡保管期在15年以上(含15年)及合同金额在100万元(含100万元)人民币以上的合同档案,在合同终止后,移交学校档案馆保存。

        (二)保管期在15年以下(不含15年)的合同档案以及合同金额在100万元(不含100万元)人民币以下的合同档案,由武装部保管。

第五章 附则

        第二十条  合同管理涉及学校不同单位的,须经各单位审批、会签、盖章、存档的,根据学校相关规定执行。

        第二十一条  本实施细则未作具体规定的,按照《中华人民共和国合同法》等相关法律法规和《中山大学合同管理办法》等学校相关规定执行。

        第二十二条  本实施细则由中山大学人民武装部负责解释。

        第二十三条  本实施细则自2015年11日13日起实施。