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中山大学武装部公文处理制度

中山大学武装部公文处理制度

武装〔2015〕29号

 

        第一条  为加强部门公文处理的科学管理,结合《中山大学公文处理实施细则》和部门工作实际,制定本制度。

        第二条  本制度所称的公文,是指涉及部门日常管理工作的纸质公文和通过校务管理系统流转的电子公文。公文处理工作是指公文拟制、公文办理、公文管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

        第三条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。部门设专人负责公文处理工作。

        第四条  公文拟制应根据部门工作需要和《中山大学公文处理实施细则》的要求严格执行。公文拟制一般包括公文起草、审核、签发等程序。

        (一)公文的起草应实事求是,讲求实效,内容简洁,文种正确,格式规范。涉及其他部门的,应征求意见,科学论证。部门负责人根据公文内容及需要指定专人起草。

        (二)公文起草后初稿应由指定的专人进行初步审核,重点从行文依据的准确性、公文内容的合规及合理性、所提措施办法的可行性以及公文格式规范方面提出修改意见。

        (三)经审核确定的公文,呈送部门负责人签发。

        第五条  公文办理包括收文办理和发文办理。公文收发应严格遵循程序,检查审核,并及时做好登记。

        第六条  收文办理的主要程序包括:

            (一)编号。按照公文的性质,将来文分类编号。编号规则如下:

            1.校外文:A+年份(末两位)+序号(三位数)。本类只包括校外上级有关部门的电子公文和纸质公文。

            2.校内文:B+年份(末两位)+序号(三位数)。本类包括校内上级和同级部门的电子公文和纸质公文。

            3.便文:C+年份(末两位)+序号(三位数)。本类包括除上述两类之外的校外公文和校内其他便文。

        (二)登记。将来文按照上述编号分类在专用公文登记本上登记。

        (三)盖章。在来文(OA公文及其他电子公文需打印)首页上盖部门公文签收印章,并标注文件编号。

        (四)呈审。将依照上述程序处理的公文呈部门负责人审阅。

        第七条  发文办理的主要程序包括:

        (一)起草及修改公文。根据部门工作需要和公文规范的要求,起草公文并呈送部门负责人审核确定。

        (二)会签。若所发公文涉及多部门职能工作,需将公文通过OA系统或直接流转至各单位会签。必要时需与各相关部门进一步协商,形成统一意见。

        (三)编号。对外发文需编制发文号。对同级及以下发文由部门编制发文号,以学校名义发文由校长办公室统一编中大武装文号。

        (四)发布。以学校名义发布的公文需送校长办公室呈分管校领导签发,重要的公文需经学校党委常委会讨论通过后发布。以部门名义发布的公文在OA系统里发布或送达纸质版公文。

        (五)登记归档。发布的公文需及时盖发文印章并在专用发文本中登记归档。印章编号应遵循以下规则:

        1.学校名义发文:A+年份(末两位)+序号(三位数)

        2.同级部门发文:B+年份(末两位)+序号(三位数)

        3.便文:C+年份(末两位)+序号(三位数)

        第八条  部门分别设置公文收发登记表及借阅登记表,详细记录各项主要的公文信息,便于查阅。电子版和纸质版需定期更新存档。

        第九条  公文要严格按照时限办理,有特殊原因需延期办结的,办理人员在征得部门领导或校长办公室同意后,应与相关部门沟通协商,并及时跟进办理情况。

        第十条  借阅公文时,需请示领导同意并做好登记。查阅完毕的公文应放回原位,需复印时应在征得部门领导同意的情况下,在登记表上说明理由,并注明复制时间。

        第十一条  处理公文应注意保密。对“绝密”、“机密”“秘密”文件应遵循国家和学校相关保密规定查阅。对一般的公文文件除因工作需要外,原则上不得带离单位,或借阅给单位外人员。

        第十二条  部门公文以年度为单位清理归档,不得私自销毁公文。每年部门档案管理负责人要根据学校档案馆的要求,及时报送相关公文,以便存馆立档。

        第十三条  本制度自2015年12月1日起实施。